Codice Etico e di Condotta di DealerMAX.

Perché esiste questo Codice

DealerMAX è nata su una promessa semplice e scomoda: dire la verità, dimostrare tutto ciò che afferma e non vendere nulla che non regga una prova reale. Questo Codice trasforma quella promessa in regole che valgono per tutti, ogni giorno.

Il nostro lavoro consiste nel rendere i concessionari citabili e affidabili di fronte ai clienti e ai sistemi di intelligenza artificiale. Non possiamo chiedere trasparenza e verificabilità al mercato se non le pratichiamo per primi, dentro e fuori dall'azienda. La nostra credibilità è l'unico vero asset che non possiamo permetterci di perdere.

Per questo abbiamo scelto, fin dall'inizio, comportamenti che molti evitano: pubblicare il metodo con cui misuriamo i risultati, ritirare pubblicamente output che non avevano rigore sufficiente, dichiarare i nostri conflitti d'interesse e costruire su standard aperti senza vincolare il cliente. Come abbiamo scritto nel Manifesto, «se DealerMAX non regge una prova reale, non merita di essere venduto». Questo Codice serve a garantire che chiunque agisca in nome di DealerMAX tenga fede a questo standard.

«Quando metti sul mercato un'infrastruttura tecnologica, devi a te stesso l'onestà di assumere che chi è venuto prima abbia capito qualcosa che tu ancora non hai capito.» — dal principio di auto-disclosure tecnica di DealerMAX

Finalità e ambito di applicazione

1.1 Finalità. Il presente Codice Etico e di Condotta (di seguito, il «Codice») definisce i principi, i valori e le regole di comportamento che DealerMAX considera vincolanti nello svolgimento di ogni attività connessa alla propria impresa. Esso integra e non sostituisce gli obblighi di legge, contrattuali e regolamentari applicabili.

1.2 Destinatari. Il Codice si applica, senza eccezioni, a tutti i soggetti che operano per conto di o in collaborazione con DealerMAX, di seguito i «Destinatari»:

• Dipendenti e personale interno a qualsiasi livello, inclusi gli amministratori e chi ricopre funzioni apicali;
• Collaboratori e liberi professionisti, consulenti e prestatori d'opera che svolgono attività per DealerMAX;
• Agenti, rivenditori e partner commerciali che promuovono, vendono o rappresentano i prodotti e i servizi DealerMAX;
• Fornitori e terze parti coinvolti nell'erogazione, nello sviluppo o nella distribuzione dei servizi.

1.3 Obbligatorietà. L'osservanza del Codice costituisce parte integrante ed essenziale delle obbligazioni contrattuali di ciascun Destinatario. La sua accettazione è condizione per l'instaurazione e la prosecuzione di qualunque rapporto di lavoro, collaborazione, agenzia o fornitura con DealerMAX.

1.4 Diffusione a valle. Chi si avvale a sua volta di sub-collaboratori, sub-agenti o sub-fornitori per attività riferibili a DealerMAX è tenuto a farne rispettare i principi, trasmettendo loro il presente Codice.

I nostri due pilastri: Trasparenza e Onestà

Ogni regola di questo Codice discende da due pilastri. In caso di dubbio interpretativo, i Destinatari devono scegliere la condotta più coerente con essi.

Pilastro I — Trasparenza. Essere trasparenti significa rendere verificabile ciò che affermiamo. Non chiediamo fiducia sulla parola: mettiamo a disposizione prove, dati grezzi, metodi e strumenti perché chiunque possa controllare. La trasparenza vale verso i clienti, i colleghi, i partner e, quando opportuno, verso il mercato e i concorrenti. Preferiamo un fatto scomodo e dimostrabile a una promessa comoda e indimostrabile.

Pilastro II — Onestà. Essere onesti significa non ingannare, nemmeno per omissione. Non gonfiamo i risultati, non nascondiamo i limiti dei nostri prodotti, non selezioniamo solo le prove che ci convengono e dichiariamo apertamente i nostri interessi. Quando sbagliamo, lo riconosciamo pubblicamente e correggiamo. L'onestà, per DealerMAX, non è una politica di comunicazione: è un vincolo operativo.

Principi etici generali

Nello svolgimento delle proprie attività, ogni Destinatario si impegna a rispettare i seguenti principi:

• Legalità. Rispettare le leggi e i regolamenti vigenti nei Paesi in cui DealerMAX opera, incluse le normative europee applicabili (tra cui il GDPR e l'EU AI Act).
• Integrità e correttezza. Agire con lealtà, buona fede e diligenza, evitando ogni condotta ingannevole, sleale o abusiva.
• Responsabilità (accountability). Rispondere delle proprie azioni e decisioni, documentandole in modo che possano essere ricostruite e verificate.
• Riservatezza. Proteggere le informazioni riservate e i dati personali di cui si viene a conoscenza.
• Rispetto della persona. Trattare colleghi, clienti e partner con dignità, senza discriminazioni né molestie.
• Tutela degli asset. Usare le risorse, i dati e gli strumenti aziendali in modo appropriato e solo per finalità legittime.

Trasparenza radicale e verificabilità

È il metodo che ci distingue: ciò che affermiamo deve poter essere controllato da terzi.

4.1 Prove, non opinioni. Ogni affermazione su prestazioni, risultati o caratteristiche tecniche deve poggiare su evidenze conservabili e ripetibili. I Destinatari non presentano come dimostrato ciò che non lo è.

4.2 Metodo pubblico e riproducibilità. Quando DealerMAX pubblica misurazioni, valutazioni o test (ad esempio sulla visibilità presso i motori conversazionali e i modelli di AI), essi seguono un protocollo definito e riproducibile, descritto nella metodologia pubblica. Per ogni rilevazione devono essere conservati almeno: gli snapshot dei dati grezzi, il fornitore e la versione del modello, lo stato di ricerca/navigazione, l'area geografica, l'orario e le condizioni dell'account.

4.3 Divieto di selezione favorevole (no cherry-picking). È vietato scegliere solo le evidenze che avvalorano una tesi. Si applicano le regole anti-selezione: nessun tentativo ripetuto per sostituire un esito sfavorevole; pubblicazione degli esiti positivi, negativi e nulli; annotazione dei cambi di modello o di stato di navigazione.

4.4 Correzione pubblica degli errori. Quando un dato o un output pubblicato si rivela privo del rigore necessario, va ritirato e corretto in modo tracciabile, tramite un registro delle correzioni (correction log). Riconoscere un errore non è una colpa da nascondere: è parte dello standard.

In pratica. Se non sei in grado di mostrare a un cliente come hai ottenuto un numero — con quali dati, quale modello e quali condizioni — allora quel numero non è pronto per essere comunicato.

Onestà nella comunicazione, nel marketing e nella vendita

5.1 Nessuna promessa che non regga una prova reale. Non si promettono risultati garantiti, posizionamenti certi o benefici non dimostrabili. DealerMAX offre prove reali e senza vincoli proprio perché ritiene che un prodotto debba dimostrarsi sul campo: «se non regge una prova reale, non merita di essere venduto».

5.2 Divieto di dichiarazioni ingannevoli. È vietato diffondere claim falsi, esagerati o non verificabili, comparazioni scorrette o testimonianze non autentiche. I limiti del prodotto vanno comunicati con la stessa chiarezza dei suoi pregi.

5.3 Dichiarazione dei conflitti d'interesse. Quando si pubblica un'analisi, un confronto o un contenuto che coinvolge i propri prodotti o quelli altrui, il proprio interesse va dichiarato apertamente. La sincerità sulla propria posizione è parte dell'onestà del messaggio.

5.4 Prezzi e condizioni chiari. Costi, durata, modalità di disdetta e condizioni contrattuali vanno presentati in modo chiaro e completo, senza clausole nascoste o pratiche che sfruttino la disattenzione del cliente. I prezzi e le condizioni di DealerMAX sono pubblici: prezzi e termini e condizioni.

Uso responsabile dell'intelligenza artificiale

6.1 L'AI a supporto, non in sostituzione ingannevole delle persone. Coerentemente con il nostro principio — «l'AI non sostituisce il commerciale, lo libera» — non impieghiamo sistemi che fingano di essere esseri umani per ingannare il cliente. Quando un cliente interagisce con un sistema automatico, ciò deve essere riconoscibile.

6.2 Trasparenza dei contenuti generati. I contenuti prodotti o assistiti da AI vanno trattati con trasparenza e, ove previsto, marcati secondo standard di provenienza (ad esempio Content Credentials / C2PA). Non si spacciano contenuti sintetici per materiale originale quando ciò può indurre in errore.

6.3 Conformità normativa. L'uso dell'AI rispetta le normative applicabili, incluse le disposizioni dell'EU AI Act in materia di trasparenza, e le regole sulla protezione dei dati personali.

6.4 Qualità e supervisione umana. Gli output dei sistemi automatici vanno verificati prima di essere usati in decisioni o comunicazioni rilevanti. Non si delega alla macchina la responsabilità di ciò che pubblichiamo.

Rapporto con clienti e concessionari

7.1 Nessun lock-in. DealerMAX costruisce su standard aperti e garantisce la portabilità dei dati del cliente, esportabili tramite API aperte. Nessun Destinatario deve adottare pratiche volte a trattenere il cliente rendendogli difficile o oneroso andarsene. Come diciamo apertamente: «il tuo gestionale ti tiene perché non puoi andartene; noi ti teniamo perché non vuoi andartene».

7.2 I dati del cliente sono del cliente. I dati conferiti dai concessionari restano di loro titolarità. Vanno trattati solo per le finalità concordate, protetti adeguatamente e resi disponibili su richiesta.

7.3 Interesse reale del cliente. Non si vende ciò di cui il cliente non ha bisogno. Se un servizio non è adatto al cliente, va detto. La relazione di lungo periodo vale più della singola vendita.

Concorrenza leale

8.1 Rispetto dei concorrenti. Le analisi comparative si basano su fatti verificabili e resi pubblici, non su denigrazione o informazioni riservate ottenute illecitamente. Coerentemente con la nostra prassi, quando pubblichiamo un'analisi invitiamo gli altri a verificarla e a pubblicare la propria.

8.2 Correttezza sul mercato. Sono vietate pratiche anticoncorrenziali, intese illecite e comportamenti che violino le norme sulla concorrenza. Le informazioni sui concorrenti si raccolgono solo con mezzi leciti e leali.

Riservatezza, dati personali e sicurezza

9.1 Protezione dei dati personali. Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del GDPR e delle normative applicabili: liceità, minimizzazione, sicurezza e limitazione delle finalità. I Destinatari accedono solo ai dati necessari al proprio compito. I riferimenti pubblici sono la privacy policy, il DPA (art. 28 GDPR) e l'elenco dei sub-responsabili.

9.2 Sicurezza tecnica. Vanno adottate misure di sicurezza adeguate e mantenuti aggiornati i sistemi e i runtime utilizzati, evitando l'uso di tecnologie obsolete o non più supportate che espongano dati e clienti a rischi. La sicurezza non è un adempimento formale ma una responsabilità continua.

9.3 Informazioni riservate. Le informazioni riservate di DealerMAX, dei clienti e dei partner non vanno divulgate né usate per fini diversi da quelli autorizzati, anche dopo la cessazione del rapporto.

Conflitti di interesse

10.1 Ogni Destinatario evita situazioni in cui interessi personali, finanziari o familiari possano confliggere con quelli di DealerMAX o dei suoi clienti.

10.2 Qualunque potenziale conflitto di interesse va comunicato tempestivamente e per iscritto al proprio referente aziendale, astenendosi dalle decisioni coinvolte fino a valutazione.

Anticorruzione, omaggi e ospitalità

11.1 È vietata ogni forma di corruzione, attiva o passiva, nei confronti di soggetti pubblici o privati. Non si offrono né si accettano denaro, favori o utilità per ottenere o concedere vantaggi indebiti.

11.2 Omaggi e ospitalità sono ammessi solo se di modico valore, occasionali, trasparenti e conformi alle prassi lecite, tali da non poter influenzare l'imparzialità delle decisioni.

Proprietà intellettuale e uso degli strumenti aziendali

12.1 I marchi, il software, i contenuti, i dati e la documentazione di DealerMAX sono protetti e vanno usati solo per finalità autorizzate e nel rispetto delle licenze.

12.2 Coerentemente con la scelta degli standard aperti, l'uso di componenti di terzi rispetta le relative licenze. Non si utilizza materiale altrui in violazione dei diritti di proprietà intellettuale.

12.3 Gli strumenti, gli account e gli accessi forniti da DealerMAX sono destinati all'attività lavorativa e vanno custoditi con diligenza.

Ambiente di lavoro, rispetto e non discriminazione

13.1 DealerMAX promuove un ambiente di lavoro rispettoso, inclusivo e sicuro. Sono vietate discriminazioni, molestie e comportamenti vessatori fondati su genere, età, origine, religione, orientamento, disabilità o altre condizioni personali.

13.2 Ciascuno contribuisce a un clima di collaborazione fondato sulla franchezza: dire la verità ai colleghi, anche quando è scomodo, fa parte dello stesso standard di onestà che applichiamo all'esterno.

Obblighi specifici per agenti, rivenditori e fornitori

14.1 Rappresentanza fedele. Agenti e rivenditori rappresentano DealerMAX presso il mercato: nelle comunicazioni commerciali possono affermare solo ciò che è ufficialmente supportato e verificabile, senza creare aspettative non autorizzate su prezzi, risultati o funzionalità.

14.2 Nessuna promessa a nome di DealerMAX oltre il mandato. Non si assumono impegni contrattuali o si rilasciano garanzie in nome di DealerMAX al di fuori dei poteri conferiti.

14.3 Fornitori. I fornitori e i partner tecnologici si impegnano al rispetto della legalità, della sicurezza, della protezione dei dati e degli standard qualitativi concordati, e ad applicare principi coerenti con il presente Codice ai propri collaboratori.

14.4 Uso del marchio. L'uso del marchio e dei materiali DealerMAX da parte di agenti, rivenditori e partner avviene solo secondo le linee guida fornite e per le finalità autorizzate.

Segnalazioni (whistleblowing)

15.1 Chiunque venga a conoscenza di una possibile violazione del Codice, della legge o dei principi di trasparenza e onestà è tenuto a segnalarla. Il canale di segnalazione di DealerMAX è il modulo riservato qui sotto, utilizzabile anche in forma completamente anonima: non richiede login né alcun dato identificativo.

15.2 DealerMAX garantisce la riservatezza del segnalante e vieta qualsiasi ritorsione nei confronti di chi effettua, in buona fede, una segnalazione. Sono vietate segnalazioni consapevolmente false o calunniose.

Violazioni e conseguenze

16.1 Il rispetto del Codice è obbligatorio. La sua violazione costituisce inadempimento degli obblighi assunti e può comportare, in relazione alla gravità e al tipo di rapporto:

• per i dipendenti: provvedimenti disciplinari secondo la normativa e il contratto applicabili, fino alla risoluzione del rapporto di lavoro nei casi più gravi;
• per collaboratori, agenti, rivenditori e fornitori: contestazione dell'inadempimento, sospensione o risoluzione del contratto per giusta causa, oltre al risarcimento del danno;
• in ogni caso: l'adozione delle iniziative legali opportune qualora la condotta integri anche una violazione di legge.

16.2 Le conseguenze si applicano nel rispetto dei principi di proporzionalità e del contraddittorio, secondo le procedure e le norme di legge applicabili.

Accettazione, entrata in vigore e aggiornamenti

17.1 Il presente Codice entra in vigore dalla data indicata in testa al documento e si applica a tutti i rapporti in essere e futuri.

17.2 Ciascun Destinatario dichiara di aver letto, compreso e accettato il Codice con le modalità previste dal proprio contratto.

17.3 DealerMAX può aggiornare il Codice per adeguarlo all'evoluzione normativa, tecnologica e organizzativa. Le versioni aggiornate sono comunicate ai Destinatari e, coerentemente con il nostro stesso metodo, le modifiche rilevanti sono tracciate su questa pagina.